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In Search of a Measure of Effectiveness for Internal Audit Functions: An Institutional Perspective

11 Sep

EDPACS 58,2

[Sept 11, 2018]

Also paper 1 of my cumulative dissertation (from 2013) got published, eventually, as stand-alone paper in the Canadian journal EDPACS (part of Taylor & Francis). Thank you Dan Swanson (Chief Editor). Thank you Gerrit Sarens and Kim K. Jeppesen for your contributions.

 

Lenz, R., Sarens, G. & Jeppesen, K.K. (2018): In Search of a Measure of Effectiveness for Internal Audit Functions: An Institutional Perspective, EDPACS, 58:2, 1-36

ACCESS TO THIS PAPER

 

ABSTRACT

Internal auditing (IA) effectiveness is still viewed, to large extent, as a “black box” in academic research. In this article, relevant empirical studies based on self-assessments of internal auditors and on other stakeholders’ perspectives are reviewed through an “effectiveness lens.” Major patterns are identified in the existing literature. This article reviews the empirical literature on IA effectiveness that has been published since the latest revision of the IA definition in 1999, using the perspectives of new institutional theory and institutional entrepreneurship as a framework, thereby recognizing the tension between institutional forces and the role of agency. In cases where isomorphic forces are in conflict with other organizational demands, chief auditing executives’ (CAE) agency can be a solution that enables local adaptation (institutional entrepreneurship). The ability to exploit fully the potential of agency is an opportunity for the CAE to tailor and advance the role of IA in its specific organizational context.

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In Search of a Measure of Effectiveness for Internal Audit Functions: An Institutional Perspective

25 Aug

Lenz, R., Sarens, G. & Jeppesen, K.K. (2018): In Search of a Measure of Effectiveness for Internal Audit Functions: An Institutional Perspective, EDPACS [Forthcoming]

 

Abstract

Internal auditing (IA) effectiveness is still viewed, to large extent, as a ‘black box’ in academic research. In this paper, relevant empirical studies based on self-assessments of internal auditors and on other stakeholders’ perspectives are reviewed through an ‘effectiveness lens’. Major patterns are identified in the existing literature, and the paper complements the work of Gramling et al. (2004), who examined the literature related to IA quality, largely from the viewpoint of external auditors. This paper reviews the empirical literature on IA effectiveness that has been published since the latest revision of the IA definition in 1999, using the perspectives of new institutional theory and institutional entrepreneurship (DiMaggio and Powell, 1983; DiMaggio, 1988) as a framework, thereby recognizing the tension between institutional forces and the role of agency. In cases where isomorphic forces are in conflict with other organizational demands, chief auditing executives (CAE) agency can be a solution that enables local adaptation (institutional entrepreneurship). The ability to exploit fully the potential of agency is an opportunity for the CAE to tailor and advance the role of IA in its specific organizational context.

 

Key words: Internal auditing, effectiveness, new institutional theory, institutional entrepreneurship

Process Mining in der Revision: Ein Erfahrungsbericht

26 Mar

Process Mining

[Info] Dieser Diskussionsbeitrag wird im August 2018 veröffentlicht:

Lenz, R., Druckenmueller, J. & Nominacher, B. (2018): Process Mining in der Revision: Ein Erfahrungsbericht, Zeitschrift Interne Revision (ZIR), August

 

Zusammenfassung:

Die Interne Revision sieht sich heute mit einem grundlegenden Wandel konfrontiert. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung verändert sich die Unternehmenswelt zunehmend – und mit ihr die Themen und die Praxis der Revisionsprüfung. Berufsständische Vorgaben empfehlen die Anwendung von Big-Data-Analytics. Villeroy & Boch nutzt Process Mining, um eigene Geschäftsprozesse zu optimieren.

Revisionsabteilungen im Wandel

Objektiv, transparent, effizient – Process Mining in der internen Revision

Process Mining bei Villeroy & Boch

Die Interne Revision kann Pionier bei der Nutzung von Process Mining sein

Die Daten sprechen lassen

 

Autorenangaben

Dr. Rainer Lenz ist Leiter der Konzernrevision bei Villeroy & Boch

Jens Druckenmüller ist Manager in der Konzernrevision bei Villeroy & Boch

Bastian Nominacher ist Mitgründer und Co-CEO von Celonis

2017 AUDIT INNOVATION AWARD – 1st prize

12 Jun

Bild 1

Bild 2

Sarens, G., Lenz, R. & Decaux, L. (2016),

Insights Into Self-Images of Internal Auditors,

EDPACS, 54:4, 1-18

We are grateful that our joint publication about Self-Images of Internal Auditors is the No. 1 winner of the Audit Innovation Award 2017. Thank you.

[19.06.17] Presentation (in German)

[23.06.17] Acknowledgment (in German)

Link: Audit Challenge

Gerrit Sarens, PhD, CIA, is full professor in audit and governance at the Louvain School of Management (Belgium). He is the author of several books and articles on internal audit.

Rainer Lenz, PhD, CIA, QIAL, CIIA, is a seasoned financial and audit executive with over twenty years of international experience in global organizations.

Loïc Decaux, PhD, is Senior Risk Consultant by KPMG Belgium.

 

ABSTRACT (English)

The purpose of this paper is to critically analyze self-images of internal auditors in the light of the metaphors and short descriptions they give about their own role(s) in their organization. Worldwide data have been collected via a forum for internal auditors on LinkedIn where they were asked “If you were asked to write down a catch-line to sum up your role as internal auditors in your organization, what would it be?” The analysis distinguishes five clusters of self-images whereby some of these self-images could be self-inflicted pitfalls creating the wrong expectations and perceptions within the organization: (1) negative self-images that may create distance and form the basis of non-acceptance; (2) overly modest self-perceptions; (3) use of self-evident and empty words that could lead to marginalization in the eyes of internal auditors’ stakeholders; (4) overly ambitious claims, Superman-like, creating the basis for disappointment as internal auditors all too often over-promise and under-deliver. Eventually (5), we also find original and helpful self-images that point to positive characteristics and differences, which should help in creating a unique and sustainable identity, and also support internal audit’s pursuit of greater effectiveness. The analysis of how internal auditors view themselves may explain why some internal auditors are on a route to marginalization and disappointment, while others embark on a more promising path creating a positive, unique and sustainable identity as suggested by recent studies. Ultimately, we suggest that viewing internal auditors as farmers is a promising metaphor with which to position internal audit and strengthen its value proposition.

Keywords: Internal audit, self-images, metaphors, identity

 

MANAGEMENT SUMMARY (Deutsch)

Heterogenes Rollenverständnis der Internen Revision

Interne Revisoren kämpfen in vielen Organisationen um Legitimation und Anerkennung. Zahlreiche Studien belegen seit Jahren immer wieder Unzufriedenheit der Kunden und Stakeholder der Internen Revision. Diese gemeinsam mit Prof. Gerrit Sarens (Louvain School of Management, Belgien) und Dr. Loïc Decaux (KPMG, Belgien) verfasste und 2016 in EDPACS (Vol. 54, Nr. 4, 1-18), einem kanadischen Journal für Führungskräfte der Internen Revision, veröffentlichte Studie, untersucht, wie Interne Revisoren ihre Rolle in der Organisation selbst wahrnehmen und beschreiben. Wir haben weltweit 141 Selbsteinschätzungen via LinkedIn (Gruppe IIA, USA) erhalten und in fünf Gruppen (Cluster, Images) unterteilt.[1] Wir differenzieren dabei:

 

  1. POLIZIST/IN:
    • negative Selbstbilder, die Distanz zu Kunden / Auditees / Stakeholdern verstärken und die Basis für Ablehnung sein können;
  2. UNSICHTBARE/R:
    • Bilder übertriebener Bescheidenheit, gesichtslos, ohne eigene Identität;
  3. BERATER/IN:
    • definieren sich via „Beratersprache“ und bleiben so blass und unverbindlich;
  4. SUPERMANN/-FRAU und DOKTOR/IN:
    • überambitionierte Alleskönner, die nicht liefern können, was sie so alles versprechen und
  5. VERÄNDERER (CHANGE AGENT):
    • konstruktive, respektvolle und kritische Begleiter mit Veränderungspotential.

 

Diese Studie deutet darauf hin, dass manche Akzeptanz- und Wirksamkeits-Probleme der Internen Revision selbst verursacht sind. Wir empfehlen das Selbstbild „Farmer“ als Leitmotiv, um dem Anspruch gerecht zu werden, als Treiber positiver und nachhaltiger Veränderung in Organisationen erkennbar und anerkannt zu sein.

1) Innovationsgrad

Das Mutterinstitut des Berufsstandes IIA in den USA strebt an, dass Interne Revisoren*Innen weltweit CHANGE AGENTS sind bzw. werden. Dieser Anspruch bleibt bisweilen Rhetorik, ein Schlagwort, eine bloße Absichtserklärung, ohne in der Praxis hinreichend Anwendung zu finden. Obgleich die Relevanz von CHANGE für die Praxis sehr hoch ist, gerade in Zeiten von einem durch VUCA (volatil / Volatility, ungewiss / Uncertainty, komplex / Complexity und mehrdeutig / Ambiguity) gekennzeichneten Umfeld, scheitert die Interne Revision bislang oft an der Umsetzung.

Das aktuelle Selbstbild der Revisoren*Innen in der Praxis ist sehr heterogen und konfus. Diese Studie weist daraufhin, dass viele Selbstbilder und daraus resultierendes Verhalten in Teilen mitverantwortlich sind für die Marginalisierung vieler Interner Revisionsfunktionen. Die Studie hält Revisoren sozusagen den eigenen Spiegel vor und lädt zur Selbstreflexion ein. Eine kluge und stimmige Positionierung im organisationsspezifischen Kontext bietet Opportunitäten hinsichtlich Relevanz, Qualität und Neuigkeitswert der Prüfungsfeststellungen und ermöglicht Quantensprünge bei der Umsetzung vereinbarter Maßnahmen.

 

2) Effektivität und strategische Relevanz 

Für die Wirksamkeit und strategische Relevanz der Internen Revision ist die Wahrnehmung Dritter entscheidend, d.h. Geschäftsführung, Aufsichtsorgane, Führungskräfte/Mitarbeiter geprüfter Einheiten und andere Assurance-Provider wie Wirtschaftsprüfer. Dabei ist die Positionierung der Internen Revision und das eigene Verhalten prägende Selbstbild als Basis entscheidend. Manche Revisoren stoßen auf offene oder i.d.R. subtiler gelebte Formen der Ablehnung und Ignoranz, ohne zu ahnen, dass sie ggf. selbst Teil des Problems sind. Mit der bewussten und organisationsspezifisch stimmigen Positionierung der Internen Revision können sich Türen und Herzen öffnen. So kann besser gelingen, dass die Interne Revisionsfunktion an den wirklich relevanten und kritischen Themen arbeitet und helfen kann, ihre Organisation vor Schaden zu bewahren und Verbesserungen zeitnah umzusetzen.

 

3) Effizienz 

Mit wachsender Akzeptanz der Internen Revision in der Organisation kann bei gegebenem Mitteleinsatz Output und Produktivität wesentlich erhöht werden. Diese Effizienzgewinne entstehen u.a. durch Vermeiden von Reibungsverlusten und Kommunikationsschleifen etc. In einem offeneren und vertrauensvolleren Dialog kommen Revisoren schneller zum Kern der Problematik und dem gemeinsamen Denken in Lösungen. Die Produktivität der Revisionsfunktion (s. Anzahl Prüfungen, Abdeckungsgrad des Risikofeldes) kann so signifikant (plus 30 bis über 50%) gesteigert werden. Bei der Umsetzungsquote vereinbarter Maßnahmen sind Quantensprünge möglich, so dass eine zeitgerechte Umsetzung vereinbarter Maßnahmen durch die Prozessverantwortlichen nachhaltig über 90% gelingt.

 

4) Nutzen und Auswirkungsgrad

Mit größerer Akzeptanz der Internen Revision in der Organisation werden die Prüfungsfeststellungen relevanter, substantieller, frischer und innovativer. Zudem steigt die Umsetzungsquote vereinbarter Maßnahmen enorm.

Der „Farmer“ als Leitmotiv skizziert eine Führungskraft ohne formale Autorität. Sie weiß, was auf dem Hof passiert. Sie ist kein Entscheider. Sie wirkt eher indirekt, die Umsetzung von Maßnahmen erfolgt durch die jeweilige Fachabteilung. Sie sorgt sich um gute Wachstumsbedingungen. Ihr ist klar, dass ein Grashalm nicht durch Ziehen schneller wächst. Pflanzen wachsen, wenn die Bedingungen günstig sind. Hühner legen Eier, wenn es nicht zu kalt ist. Farmer sind meist bescheiden und haben sehr großen Respekt vor der Natur, ihrer Umwelt und den Widrigkeiten. Farmer sind ergebnis- und umsetzungsorientiert. Farmer sind selbstkritisch und hinterfragen Methoden und Praxis. Farmer schützen ihren Hof und suchen permanent nach Verbesserungen. Wir empfehlen das Selbstbild „Farmer“ als Leitmotiv, um dem Anspruch gerecht zu werden, als Treiber positiver und nachhaltiger Veränderung in Organisationen erkennbar und anerkannt zu sein.

 

5) Praktische Implementierungsfähigkeit

Insbesondere bei der Aufnahme einer Tätigkeit als Leiter Interne Revision ist die Positionierung der Internen Revisionsfunktion zu bedenken, ganz im Sinne von „In jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“ (Hermann Hesse); das gilt es zu nutzen. Aber auch in etablierten Revisionsfunktionen kann die Positionierung verändert werden. Der Erneuerungsprozess derselben Akteure ist möglich, aber weitaus schwieriger. Der Veränderungsprozess muss gewollt und gelebt werden. Bei der Umsetzung ist dann ggf. eine externe Begleitung (Mentor, Coach) zumindest temporär einzubinden. Wenn eine Neu-Positionierung der Revisionsfunktion angestrebt wird, um Relevanz und Wirksamkeit in der Organisation zu erhöhen, dann ist es erfolgskritisch, die Erwartungshaltung wesentlicher Stakeholder (insbesondere Geschäftsführung, auch Aufsichtsorgane) in Erfahrung zu bringen. Übereinstimmende Ziele, gemeinsames Wissen und wechselseitiger Respekt bilden die Basis für den Erfolg einer effektiven Internen Revision. Regelmäßiges Feedback durch Führungskräfte/Mitarbeiter geprüfter Einheiten und der anderen Assurance-Provider wird dringend empfohlen. Zeitnahe und problemlösungsorientierte Kommunikation relevanter Risikofelder erhöhen die Erfolgschancen des/r Revisor/s*in, als CHANGE AGENT und TRUSTED ADVISOR in den Augen des Senior Managements (und des Aufsichtsorgans) deutlicher wahrgenommen und stärker anerkannt zu werden.

 

[1] In dem globalen LinkedIn-Forum des IIA Inc. USA haben wir folgende Frage gestellt: „If you were asked to write down a catch-line to sum up your role as internal auditors in your organization, what would it be?“

Bild 2

SUCCESs – Simple, Unexpected, Concrete, Credible, Emotional, and Stories

25 May

ECIIA 2017

ECIIA 2017_SUCCESs

 

SUCCESs – Simple, Unexpected, Concrete, Credible, Emotional, and Stories

 

CS 3 – 4 – Dr. Rainer Lenz, Head Internal Audit Villeroy & Boch

September 21, 2017, 12:20 – 12:50

 

Inspired by the bestseller “Made to Stick: Why some Ideas Survive and Others Die” (Heath and Heath, 2008), Dr. Rainer Lenz will apply the SUCCESs model of sticky ideas to the world of internal auditing.

 

A sticky idea is understood, it is remembererd, and it changes something:

  • Are internal auditors, are you understood?
  • Are you remembered? If so, what for?
  • Are you agent/s of change?
  • What are favorable conditions to succeed?
  • What is in your hand?

 

Along the acronym SUCCESs, Dr. Rainer Lenz will share his perspective on how effective internal audit looks like. His perspective is based on over 20 years of senior management experience and his dive into the world of academia in parallel to his full time job, performing empirical research about internal audit, too.

 

 

Fresh article about internal audit effectiveness – 50 downloads FREE

3 Feb

50-second-timer

Lenz, R., Sarens, G. & Hoos, F. (2017), Internal Audit Effectiveness: Multiple Case Study Research Involving Chief Audit Executives and Senior Management, EDPACS, 55:1, 1-17

50x FREE ACCESS to: LENZ, SARENS & HOOS (2017), EDPACS, 55:1, 1-17

Abstract

The focus of this study is the relationship between Chief Audit Executives (CAEs) and Senior Management (SM) and its relationship with internal audit (IA) effectiveness. The study reveals differences between more and less effective IA functions and offers explanations by studying organizational, personal, and interpersonal factors within the German corporate governance context. The findings show that the pattern of interaction between CAEs and SM are a key determinant of IA effectiveness. This study highlights the danger of viewing customer satisfaction as the key measure of IA effectiveness since in practice expectations can vary significantly and as sometimes very little may be demanded. Moreover, CAEs typically adjust to expectations, upward and downward. CAEs can drive the agenda as well. When it comes to personality factors, “Fingerspitzengefühl” and swimming in the organization characterize the successful internal auditor. IA designations for CAEs were not found to be of added value. At organizational level, the findings show that companies that are considered as “hidden champions” demand and benefit from effective IA practices.

Keywords: internal audit, effectiveness, organizational factors, personal factors, interpersonal factors.

 

Additional author information

Rainer Lenz, PhD, CIA, QIAL, CIIA, is a seasoned financial and audit executive with over twenty years of international experience in global organizations.

Gerrit Sarens, PhD, CIA, is full professor in audit and governance at the Louvain School of Management (Belgium). He is the author of several books and articles on internal audit.

Florian Hoos, PhD, is assistant professor in accounting and management control at HEC Paris (France). He has won numerous awards, including the nomination as one of the worldwide 40 best business school professors under 40.

 

ACCEPTED MANUSCRIPT LENZ, SARENS & HOOS (2017)

 

Tags: effectivenessInternal Auditinterpersonal factorsorganizational factorspersonal factors

Internal Audit Effectiveness: Multiple Case Study Research Involving Chief Audit Executives and Senior Management

10 Jan

81249

Lenz, R., Sarens, G. & Hoos, F. (2017), Internal Audit Effectiveness: Multiple Case Study Research Involving Chief Audit Executives and Senior Management, EDPACS, 55:1, 1-17

LENZ, SARENS & HOOS (2017) EDPACS, 55:1, 1-17

Abstract

The focus of this study is the relationship between Chief Audit Executives (CAEs) and Senior Management (SM) and its relationship with internal audit (IA) effectiveness. The study reveals differences between more and less effective IA functions and offers explanations by studying organizational, personal, and interpersonal factors within the German corporate governance context. The findings show that the pattern of interaction between CAEs and SM are a key determinant of IA effectiveness. This study highlights the danger of viewing customer satisfaction as the key measure of IA effectiveness since in practice expectations can vary significantly and as sometimes very little may be demanded. Moreover, CAEs typically adjust to expectations, upward and downward. CAEs can drive the agenda as well. When it comes to personality factors, “Fingerspitzengefühl” and swimming in the organization characterize the successful internal auditor. IA designations for CAEs were not found to be of added value. At organizational level, the findings show that companies that are considered as “hidden champions” demand and benefit from effective IA practices.

Keywords: internal audit, effectiveness, organizational factors, personal factors, interpersonal factors.

 

Additional author information

Rainer Lenz, PhD, CIA, QIAL, CIIA, is a seasoned financial and audit executive with over twenty years of international experience in global organizations.

Gerrit Sarens, PhD, CIA, is full professor in audit and governance at the Louvain School of Management (Belgium). He is the author of several books and articles on internal audit.

Florian Hoos, PhD, is assistant professor in accounting and management control at HEC Paris (France). He has won numerous awards, including the nomination as one of the worldwide 40 best business school professors under 40.