2017 AUDIT INNOVATION AWARD – 1st prize

12 Jun

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Sarens, G., Lenz, R. & Decaux, L. (2016),

Insights Into Self-Images of Internal Auditors,

EDPACS, 54:4, 1-18

We are grateful that our joint publication about Self-Images of Internal Auditors is the No. 1 winner of the Audit Innovation Award 2017. Thank you.

[19.06.17] Presentation (in German)

[23.06.17] Acknowledgment (in German)

Link: Audit Challenge

Gerrit Sarens, PhD, CIA, is full professor in audit and governance at the Louvain School of Management (Belgium). He is the author of several books and articles on internal audit.

Rainer Lenz, PhD, CIA, QIAL, CIIA, is a seasoned financial and audit executive with over twenty years of international experience in global organizations.

Loïc Decaux, PhD, is Senior Risk Consultant by KPMG Belgium.

 

ABSTRACT (English)

The purpose of this paper is to critically analyze self-images of internal auditors in the light of the metaphors and short descriptions they give about their own role(s) in their organization. Worldwide data have been collected via a forum for internal auditors on LinkedIn where they were asked “If you were asked to write down a catch-line to sum up your role as internal auditors in your organization, what would it be?” The analysis distinguishes five clusters of self-images whereby some of these self-images could be self-inflicted pitfalls creating the wrong expectations and perceptions within the organization: (1) negative self-images that may create distance and form the basis of non-acceptance; (2) overly modest self-perceptions; (3) use of self-evident and empty words that could lead to marginalization in the eyes of internal auditors’ stakeholders; (4) overly ambitious claims, Superman-like, creating the basis for disappointment as internal auditors all too often over-promise and under-deliver. Eventually (5), we also find original and helpful self-images that point to positive characteristics and differences, which should help in creating a unique and sustainable identity, and also support internal audit’s pursuit of greater effectiveness. The analysis of how internal auditors view themselves may explain why some internal auditors are on a route to marginalization and disappointment, while others embark on a more promising path creating a positive, unique and sustainable identity as suggested by recent studies. Ultimately, we suggest that viewing internal auditors as farmers is a promising metaphor with which to position internal audit and strengthen its value proposition.

Keywords: Internal audit, self-images, metaphors, identity

 

MANAGEMENT SUMMARY (Deutsch)

Heterogenes Rollenverständnis der Internen Revision

Interne Revisoren kämpfen in vielen Organisationen um Legitimation und Anerkennung. Zahlreiche Studien belegen seit Jahren immer wieder Unzufriedenheit der Kunden und Stakeholder der Internen Revision. Diese gemeinsam mit Prof. Gerrit Sarens (Louvain School of Management, Belgien) und Dr. Loïc Decaux (KPMG, Belgien) verfasste und 2016 in EDPACS (Vol. 54, Nr. 4, 1-18), einem kanadischen Journal für Führungskräfte der Internen Revision, veröffentlichte Studie, untersucht, wie Interne Revisoren ihre Rolle in der Organisation selbst wahrnehmen und beschreiben. Wir haben weltweit 141 Selbsteinschätzungen via LinkedIn (Gruppe IIA, USA) erhalten und in fünf Gruppen (Cluster, Images) unterteilt.[1] Wir differenzieren dabei:

 

  1. POLIZIST/IN:
    • negative Selbstbilder, die Distanz zu Kunden / Auditees / Stakeholdern verstärken und die Basis für Ablehnung sein können;
  2. UNSICHTBARE/R:
    • Bilder übertriebener Bescheidenheit, gesichtslos, ohne eigene Identität;
  3. BERATER/IN:
    • definieren sich via „Beratersprache“ und bleiben so blass und unverbindlich;
  4. SUPERMANN/-FRAU und DOKTOR/IN:
    • überambitionierte Alleskönner, die nicht liefern können, was sie so alles versprechen und
  5. VERÄNDERER (CHANGE AGENT):
    • konstruktive, respektvolle und kritische Begleiter mit Veränderungspotential.

 

Diese Studie deutet darauf hin, dass manche Akzeptanz- und Wirksamkeits-Probleme der Internen Revision selbst verursacht sind. Wir empfehlen das Selbstbild „Farmer“ als Leitmotiv, um dem Anspruch gerecht zu werden, als Treiber positiver und nachhaltiger Veränderung in Organisationen erkennbar und anerkannt zu sein.

1) Innovationsgrad

Das Mutterinstitut des Berufsstandes IIA in den USA strebt an, dass Interne Revisoren*Innen weltweit CHANGE AGENTS sind bzw. werden. Dieser Anspruch bleibt bisweilen Rhetorik, ein Schlagwort, eine bloße Absichtserklärung, ohne in der Praxis hinreichend Anwendung zu finden. Obgleich die Relevanz von CHANGE für die Praxis sehr hoch ist, gerade in Zeiten von einem durch VUCA (volatil / Volatility, ungewiss / Uncertainty, komplex / Complexity und mehrdeutig / Ambiguity) gekennzeichneten Umfeld, scheitert die Interne Revision bislang oft an der Umsetzung.

Das aktuelle Selbstbild der Revisoren*Innen in der Praxis ist sehr heterogen und konfus. Diese Studie weist daraufhin, dass viele Selbstbilder und daraus resultierendes Verhalten in Teilen mitverantwortlich sind für die Marginalisierung vieler Interner Revisionsfunktionen. Die Studie hält Revisoren sozusagen den eigenen Spiegel vor und lädt zur Selbstreflexion ein. Eine kluge und stimmige Positionierung im organisationsspezifischen Kontext bietet Opportunitäten hinsichtlich Relevanz, Qualität und Neuigkeitswert der Prüfungsfeststellungen und ermöglicht Quantensprünge bei der Umsetzung vereinbarter Maßnahmen.

 

2) Effektivität und strategische Relevanz 

Für die Wirksamkeit und strategische Relevanz der Internen Revision ist die Wahrnehmung Dritter entscheidend, d.h. Geschäftsführung, Aufsichtsorgane, Führungskräfte/Mitarbeiter geprüfter Einheiten und andere Assurance-Provider wie Wirtschaftsprüfer. Dabei ist die Positionierung der Internen Revision und das eigene Verhalten prägende Selbstbild als Basis entscheidend. Manche Revisoren stoßen auf offene oder i.d.R. subtiler gelebte Formen der Ablehnung und Ignoranz, ohne zu ahnen, dass sie ggf. selbst Teil des Problems sind. Mit der bewussten und organisationsspezifisch stimmigen Positionierung der Internen Revision können sich Türen und Herzen öffnen. So kann besser gelingen, dass die Interne Revisionsfunktion an den wirklich relevanten und kritischen Themen arbeitet und helfen kann, ihre Organisation vor Schaden zu bewahren und Verbesserungen zeitnah umzusetzen.

 

3) Effizienz 

Mit wachsender Akzeptanz der Internen Revision in der Organisation kann bei gegebenem Mitteleinsatz Output und Produktivität wesentlich erhöht werden. Diese Effizienzgewinne entstehen u.a. durch Vermeiden von Reibungsverlusten und Kommunikationsschleifen etc. In einem offeneren und vertrauensvolleren Dialog kommen Revisoren schneller zum Kern der Problematik und dem gemeinsamen Denken in Lösungen. Die Produktivität der Revisionsfunktion (s. Anzahl Prüfungen, Abdeckungsgrad des Risikofeldes) kann so signifikant (plus 30 bis über 50%) gesteigert werden. Bei der Umsetzungsquote vereinbarter Maßnahmen sind Quantensprünge möglich, so dass eine zeitgerechte Umsetzung vereinbarter Maßnahmen durch die Prozessverantwortlichen nachhaltig über 90% gelingt.

 

4) Nutzen und Auswirkungsgrad

Mit größerer Akzeptanz der Internen Revision in der Organisation werden die Prüfungsfeststellungen relevanter, substantieller, frischer und innovativer. Zudem steigt die Umsetzungsquote vereinbarter Maßnahmen enorm.

Der „Farmer“ als Leitmotiv skizziert eine Führungskraft ohne formale Autorität. Sie weiß, was auf dem Hof passiert. Sie ist kein Entscheider. Sie wirkt eher indirekt, die Umsetzung von Maßnahmen erfolgt durch die jeweilige Fachabteilung. Sie sorgt sich um gute Wachstumsbedingungen. Ihr ist klar, dass ein Grashalm nicht durch Ziehen schneller wächst. Pflanzen wachsen, wenn die Bedingungen günstig sind. Hühner legen Eier, wenn es nicht zu kalt ist. Farmer sind meist bescheiden und haben sehr großen Respekt vor der Natur, ihrer Umwelt und den Widrigkeiten. Farmer sind ergebnis- und umsetzungsorientiert. Farmer sind selbstkritisch und hinterfragen Methoden und Praxis. Farmer schützen ihren Hof und suchen permanent nach Verbesserungen. Wir empfehlen das Selbstbild „Farmer“ als Leitmotiv, um dem Anspruch gerecht zu werden, als Treiber positiver und nachhaltiger Veränderung in Organisationen erkennbar und anerkannt zu sein.

 

5) Praktische Implementierungsfähigkeit

Insbesondere bei der Aufnahme einer Tätigkeit als Leiter Interne Revision ist die Positionierung der Internen Revisionsfunktion zu bedenken, ganz im Sinne von „In jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“ (Hermann Hesse); das gilt es zu nutzen. Aber auch in etablierten Revisionsfunktionen kann die Positionierung verändert werden. Der Erneuerungsprozess derselben Akteure ist möglich, aber weitaus schwieriger. Der Veränderungsprozess muss gewollt und gelebt werden. Bei der Umsetzung ist dann ggf. eine externe Begleitung (Mentor, Coach) zumindest temporär einzubinden. Wenn eine Neu-Positionierung der Revisionsfunktion angestrebt wird, um Relevanz und Wirksamkeit in der Organisation zu erhöhen, dann ist es erfolgskritisch, die Erwartungshaltung wesentlicher Stakeholder (insbesondere Geschäftsführung, auch Aufsichtsorgane) in Erfahrung zu bringen. Übereinstimmende Ziele, gemeinsames Wissen und wechselseitiger Respekt bilden die Basis für den Erfolg einer effektiven Internen Revision. Regelmäßiges Feedback durch Führungskräfte/Mitarbeiter geprüfter Einheiten und der anderen Assurance-Provider wird dringend empfohlen. Zeitnahe und problemlösungsorientierte Kommunikation relevanter Risikofelder erhöhen die Erfolgschancen des/r Revisor/s*in, als CHANGE AGENT und TRUSTED ADVISOR in den Augen des Senior Managements (und des Aufsichtsorgans) deutlicher wahrgenommen und stärker anerkannt zu werden.

 

[1] In dem globalen LinkedIn-Forum des IIA Inc. USA haben wir folgende Frage gestellt: „If you were asked to write down a catch-line to sum up your role as internal auditors in your organization, what would it be?“

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5 Responses to “2017 AUDIT INNOVATION AWARD – 1st prize”

  1. Jackie P Cain June 15, 2017 at 1:52 pm #

    It is an interesting proposition but it doesn’t persuade me of the universality of the “Farmer” image. I grant you that farmers cannot dictate successfully to nature and are subject to the vagaries of nature. However, their working day is spent acting almost despite that truth, particularly if you think of a non-organic farmer, creating large fields and spreading chemicals to kill weeds and disease and to encourage growth. I don’t see internal auditors being able to do that although I have seen executive management teams taking the decision to plough under the internal audit department when they didn’t like the results they yielded!

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  2. Sean Lyons June 15, 2017 at 2:42 pm #

    Congratulations Rainer,

    I’m glad to hear that your article has been well received. I certainly like the trust of your paper. The self-image of the internal auditor and the audit department will play an important part in their contribution to their stakeholders. It would however also be interesting to see the extent to which this self-image is influenced by their stakeholders perception of them.

    I liked the different categories outlined in the paper and could also identify with them. Word of caution, the use of a metaphor can be very helpful in order to simplify a message but it is difficult to get a “perfect fit” and can lead to confusion if taken too literally or when drilling down into a high level of detail. In my opinion the metaphor of a farmer may work well within the IA community and the Farmer’s characteristics and traits identified in the paper are certainly to be encouraged in internal auditors. (One observation, while the farmer may not be in total control of his surrounding I would question the suggestion that the farmer is not the decision maker)

    My only concern re the farmer metaphor would be when using it outside of the IA community. For example at the Boardroom level the Chair or CEO may be considered to be more appropriate as the farmer and IA as a the sheepdog etc. Or if IA is the farmer who and what are the other players in the organisation etc.

    Overall I think it is a very interesting paper which is addressing a very important issue.

    I hope this feedback is of help

    Best

    Sean

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  3. drrainerlenz June 15, 2017 at 2:49 pm #

    Thank you Jackie and Sean for commenting. Very helpful. I agree, a metaphor always distorts, it cannot tell the whole story. True. Universal applicability is not and cannot be the intention. Like Jackie is saying on LinkedIn, “self-image is a problem for internal auditors…” So, this topic deserves attention. To overcome barriers of learning and change we need to see what we do and recognize what we see (…). This joint paper displays how internal auditors talk about themselves. It is just a snapshot. The clustering has been done by the authors of the paper. It is normative. We find the IIA-claim that internal auditors shall be(come) change agents to be directionally helpful and right. However, it is not fully clear to all what that shall mean, and there is too little we can see in practice that we can associate with that ambition. It is time for clarification. The metaphor FARMER tries to color and give content to the idea of internal auditors acting as change agent. And, we believe many elements of the FARMER are helpful notions for the world of internal auditing. Of course, the role is more complex than a metaphor can tell. So, the notion of checking/policing is also part of the role, whether one likes it or not. However, we find, it is not at all helpful to stress that dimension of the role when carrying out internal audits – unless the audit subject is a fraud investigation or alike. The role of internal auditors in practice is most likely a blend of various roles / stereotypes, to say so. A significant share of elements of change agents / farmers is regarded as highly advantageous – in our view. No fear, no favor. Calling a spade a spade. Being right in your face, to say so, if necessary and unearthing the s*** when needed, that all is part ‎of the role, too. We find the metaphor FARMER as a focal point helpful… but it is only a part of the role. The metaphor of FARMER is our original contribution to the debate. We wish to invite internal auditors to ask themselves about their chosen role and self-assess, and finding out how other stakeholders view them. Being aware of your own role is a starting point. Knowing that there are options is extremely helpful. Considering alternative positioning that may get you further seems smart. Clarifying with senior management and the board what the internal audit mission shall be about remains critical. Having shared goals, common knowledge and mutual trust will get you far. Timely, relevant and problem solving communication is instrumental to success. We’d love to trigger a discussion and a debate about this. We find the self-image to be important. And, most of it is in your own hands.
    Best wishes
    Rainer

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  4. Larry C. Herzog Butler June 16, 2017 at 5:06 pm #

    Perspectives of Internal Auditors is indeed an important topic. How internal auditors perceived themselves; How they are perceived by Executive Management; how they perceived the Board; and so on.

    One analogy that I recently heard at the IIA Western Regional Conference compared an internal auditor to a referee in a Stadium. The point being that the referee is not a player or a spectator; but on the field of play (or pitch, if you prefer) ready to make calls not only after the play, but also before and during the play.

    Keep up the good internal audit research, Rainer! One thing that we all know is that the road is not easy 🙂

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